Tin học văn phòng ngày càng trở nên quan trọng bởi nó ảnh hưởng nhiều đến năng suất công việc. Đặc biệt đối với các bạn sinh viên, kỹ năng văn phòng là một trong những kỹ năng cần trang bị trước khi bước vào môi trường công sở. Vậy tin học văn phòng là gì? Hãy cùng tìm hiểu câu trả lời qua bài viết dưới đây của CareerLink nhé!
Tin học văn phòng là gì?
“Tin học văn phòng là khả năng sử dụng các công cụ, phần mềm hỗ trợ cho việc xử lý các công việc văn phòng như soạn thảo văn bản, bảng tính, trình chiếu…”
Tin học văn phòng là một khía cạnh nhỏ của Công nghệ thông tin gồm ứng dụng quen thuộc như Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Power Point…
Tin học văn phòng tiếng Anh là gì?
Tin học văn phòng tiếng Anh là Office information hay Computer Science.
Kỹ năng tin học văn phòng tiếng Anh là gì?
Kỹ năng tin học văn phòng tiếng Anh là Office information skills.
Chứng chỉ tin học văn phòng tiếng Anh là gì?
Chứng chỉ tin học văn phòng tiếng Anh là “Microsoft Office Specialist” hoặc “International Computer Driving License”.
Thành thạo tin học văn phòng tiếng Anh là gì?
Thành thạo tin học văn phòng tiếng Anh là Proficient in Office information.
Vai trò của tin học văn phòng trong thời đại công nghệ
Trong môi trường công sở, các công cụ văn phòng giúp đơn giản hóa công việc, tối ưu được thời gian và năng suất làm việc. Vì thế nếu không được trang bị các kỹ năng tin học sẽ khiến bạn gặp nhiều khó khăn trong công việc, thậm chí có thể bị sa thải.
Ngoài ra, việc sở hữu kỹ năng tin học văn phòng một cách bài bản cũng có thể mở ra cho bạn nhiều lựa chọn nghề nghiệp khác như mở các lớp dạy về tin học văn phòng, nhận các công việc freelance hay các nghề tay trái liên quan đến thiết kế bản trình chiếu, chỉnh sửa văn bản… góp phần nâng cao hơn thu nhập.
Trong thời đại công nghệ 4.0, kỹ năng tin học văn phòng bị hạn chế sẽ là một bất lợi lớn cho tất cả mọi người, đặc biệt là những bạn trẻ đang ngồi trên ghế nhà trường.
Tin học văn phòng gồm những gì?
Khi tuyển dụng nhân sự, nhiều doanh nghiệp thường yêu cầu ứng viên có kỹ năng tin học văn phòng. Do đó việc thành thạo tin học văn phòng được coi là lợi thế nổi bật khi bạn đi xin việc. Một số kỹ năng mà sinh viên hay nhân viên văn phòng cần trang bị để đảm bảo được hiệu quả công việc, cụ thể gồm:
Kỹ năng soạn thảo văn bản
Nói đến tin học văn phòng là gì thì chắc hẳn ai cũng sẽ nhớ đến Microsoft Word. Đây là công cụ dùng để soạn thảo văn bản phổ biến nhất hiện nay. Phần mềm này cung cấp nhiều tính năng hữu ích cho người dùng như tạo văn bản, chèn hình ảnh, thay đổi font chữ và màu sắc chữ. Ngoài ra, Microsoft Word còn có công cụ giúp văn bản được xuất ra một cách hoàn hảo nhất như: kiểm tra chính tả, ngữ pháp khả dụng với nhiều loại ngôn ngữ.
Từ trước đến nay, các phiên bản của Word đều có thể mở và làm việc với đa dạng các định dạng file gồm .txt, html…
Với các bạn sinh viên mới ra trường hay nhân viên văn phòng cần thành thạo các kỹ năng xử lý văn bản bằng Word như:
- Soạn thảo văn bản bằng 10 ngón tay, sử dụng font chữ phù hợp với ngữ cảnh…;
- Chèn, tạo các định dạng văn bản như đánh số trang, tách đoạn, ngắt trang…;
- Linh hoạt sử dụng và chèn các ký tự đặc biệt như footnote, symbol…;
- Biết gộp hai hoặc nhiều văn bản thành một văn bản thống nhất;
- Biết chèn biểu đồ, sơ đồ, chèn ảnh minh họa;
- Đặt mật khẩu cho file dữ liệu quan trọng…
Kỹ năng sử dụng bảng tính Excel
Nếu như bạn đang có ý định làm việc văn phòng, đặc biệt là các phòng ban chuyên ngành như kế toán, thống kê… thì việc trang bị kỹ năng xử lý bảng tính trong Excel là điều rất quan trọng.
Bảng tính Excel được hiển thị với nhiều ô tạo bởi các dòng và cột. Phần mềm Excel sở hữu nhiều tính năng đa dạng với giao diện dễ dàng sử dụng giúp người dùng thao tác nhanh chóng. Các kỹ năng xử lý trong Excel bạn cần trang bị là:
- Tạo bảng tính, định dạng văn bản gồm định dạng số, gộp ô, xóa cột, hàng…;
- Sử dụng các định dạng tự động như ngày tháng, theo tỉnh…;
- Nắm rõ và ghi nhớ một số hàm thông dụng như Sum, Year, Sumif, Average, Countif, Now, If, Day, Mouth, Vlookup…;
- Sử dụng thành thạo các bộ lọc có sẵn hoặc tùy chỉnh;
- Tạo và vẽ được biểu đồ;
- Biết cách tạo Hyperlink…
Kỹ năng trình bày PowerPoint
PowerPoint là phần mềm giúp người dùng có thể tạo ra được một bản trình chiếu chuyên nghiệp, ấn tượng. Khi bạn trình bày một dự án cho cấp trên hoặc khách hàng của mình, bên cạnh những thông tin của dự án thì bản trình chiếu cũng là yếu tố quan trọng tác động đến sự chú ý của người tham dự, bổ trợ truyền tải được ý tưởng và minh họa cho dự án.
Để tạo được một bản trình chiếu chuyên nghiệp không phải ai cũng biết cách. Bởi ngay từ khi còn trên ghế nhà trường, bạn đã không trau dồi kỹ năng sử dụng Power Point. Vậy nên ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường, các bạn sinh viên cần tích cực học hỏi và trau dồi kiến thức, kỹ năng sử dụng Power Point để không bị lạ lẫm khi bước vào thị trường lao động.
Trong phần mềm Power Point cung cấp các tính năng hỗ trợ cho việc tạo ra bản trình chiếu chuyên nghiệp gây được ấn tượng cho người xem như:
- Chèn hình ảnh và video vào slide;
- Các hiệu ứng chuyển động ảnh, slide;
- Tính năng tạo bảo mật cho tệp dữ liệu;
- Đa dạng các hình khối, màu sắc;
- Tính năng mask hình ảnh và hình khối…
Các loại chứng chỉ tin học văn phòng cần thiết cho sinh viên
Hiện nay, chuẩn đầu ra của các trường Đại học/Cao đẳng thường yêu cầu sinh viên có chứng chỉ tin học văn phòng. Dưới đây là các loại chứng chỉ tin học văn phòng phổ biến hiện nay cho bạn tham khảo:
Chứng chỉ tin học văn phòng
Hay còn được gọi là chứng chỉ công nghệ thông tin để đánh giá trình độ và năng lực sử dụng công nghệ thông tin. Chứng chỉ này được công nhận trên toàn quốc với thời hạn sử dụng vĩnh viễn. Loại chứng chỉ này thay thế cho các chứng chỉ Tin học theo mẫu cũ. Hiện chứng chỉ được Bộ GD & ĐT chia ra thành hai cấp độ: Chứng chỉ Ứng dụng CNTT cơ bản và Chứng chỉ Ứng dụng CNTT nâng cao. Tại một số trường đại học, cao đăng đây là chứng chỉ bắt buộc phải có để xét tốt nghiệp.
Chứng chỉ MOS
MOS là chứng chỉ tin được sử dụng phổ biến trên toàn thế giới. MOS (Microsoft Office Specialist) là chứng chỉ để xác nhận khả năng sử dụng phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office. Để đạt được chứng chỉ này, bạn cần thực hiện bài thi trực tuyến, xây dựng gồm 25 ngôn ngữ. Bài thi gồm 3 cấp độ giúp đánh giá năng lực sử dụng của mỗi người như Specialist, Expert và Master.
Sở hữu tấm bằng Tin học quốc tế MOS bạn sẽ có được lợi thế khi xin việc, cơ hội việc làm rộng mở và làm việc hiệu quả hơn. Bằng MOS có giá trị vĩnh viễn.
Chứng chỉ IC3
IC3 là chứng chỉ được viết tắt bởi Digital Literacy Certification cũng là một chứng chỉ Tin học quốc tế uy tín có tính ứng dụng cao. IC3 giúp người thi nhận biết và hiểu cơ bản về phần mềm và cách sử dụng mạng internet.
Chứng chỉ này được sáng tạo bởi Tổ chức tin học quốc tế Certiport. Hiện IC3 gồm hai phiên bản là IC3 GS3 và IC3 GS4.
Hiện kỳ thi cấp chứng chỉ IC3 được triển khai trên 140 quốc gia và xây dựng trên 25 ngôn ngữ khác nhau. Vì thế người thi có thể lựa chọn thi bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt. Chứng chỉ có thời hạn sử dụng là vô hạn.
Bài viết trên là toàn bộ thông tin về tin học văn phòng là gì cũng như vai trò của tin học văn phòng trong thời đại công nghệ 4.0. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những góc nhìn sâu hơn về khái niệm tin học văn phòng. Chúc bạn luôn thành công!
Hồng An
