Nhân viên hành chính nhân sự là gì? Mô tả công việc và kỹ năng cần có

Nhân viên hành chính nhân sự là gì? Công việc cụ thể của bộ phận hành chính nhân sự là làm gì? Trong bài viết hôm nay, TopCVsẽ giúp bạn giải đáp một số thông tin xoay quanh bộ phận hành chính nhân sựvà mô tả chi tiết công việc hành chính nhân sự.

Hành chính nhân sự là gì? Nhân viên hành chính nhân sự là gì?

Hành chính nhân sự là bộ phận chịu trách nhiệm về các công việc có liên quan đến các thủ tục hành chính, các công việc liên quan đến lưu trữ văn thư, lưu trữ thông tin cá nhân của nhân sự công ty.

Nhân viênHành chính nhân sự hay còn gọi là HR Staffcó chức năng, vai trò duy trì, phát triển và đảm nhiệm các nhiệm vụ liên quan đến 2 khía cạnh bao gồm “Nhân sự” và “Hành chính”. Ngoài ra, mô tả việc làm hành chính nhân sự cũng sẽ bao gồm các công việc khác như quản lý, giám sát các sự kiện nội bộ của công ty như du lịch, tổng kết năm, tổng kết tháng, v.vv.. Khi doanh nghiệp có mặt hạn chế về nhân sự, bộ phận HCNS cũng sẽ hỗ trợ bộ phận kế toán.

Hành chính là bộ phận đảm nhiệm 2 nhiệm vụ “hành chính” và “nhân sự”

Mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự

Hành chính nhân sự là làm gì? Liệu công việc của nhân viên hành chính nhân sự có thật sự xoay quanh giấy tờ? Dưới đây là danh sách các đầu việc mà một nhân viên hành chính nhân sự phải làm.

Quản lý các văn kiện, hồ sơ và giấy tờ

• Tiếp nhận công văn, các đơn thư, giấy tờ đề nghị, các văn bản hoặc tài liệu được chuyển đến doanh nghiệp, giải quyết các văn bản trong phạm vi quyền hạn của mình, lưu trữ các văn bản này vào kho dữ liệu của doanh nghiệp
• Tiếp nhận các giấy tờ có thông tin của nhân sự doanh nghiệp như giấy xin nghỉ phép, giấy báo ốm, giấy giải trình, v.vv..
• Theo dõi, quản lý các hoạt động liên quan đến duy trì văn hóa của doanh nghiệp
• Theo dõi, quản lý các văn bản liên quan đến chế độ lương, thưởng của nhân sự công ty

>>> Khám phá thêm: Mô tả công việc trưởng phòng hành chính nhân sự mới nhất 2024

Lưu giữ các cơ sở dữ liệu, hồ sơ lao động

Hay còn có tên gọi khác là quản lý hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của công việc này chính là lưu trữ hồ sơ lao động đã được ký kết giữa doanh nghiệp và nhân sự.

Quản lý các tài sản, thiết bị chung của doanh nghiệp

• Theo dõi, quản lý, bàn giao, nhận bàn giao các thiết bị, máy móc thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp đến các bộ phận hoặc nhân sự liên quan
• Thực hiện theo dõi lịch bảo trì, đổi mới máy móc, thiết bị. Trong trường hợp thiết bị, máy móc bị hư hỏng cần thay mới, bộ phận hành chính nhân sự sẽ làm đề xuất để được mua mới máy móc hoặc thiết bị đó
• Thực hiện kê khai các văn phòng phẩm theo yêu cầu của các phòng ban khác hàng tháng

Xử lý bảng lương

Ở một số doanh nghiệp nhỏ và vừa, một số công việc khác của nhân viên hành chính nhân sự là hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc xử lý bảng lương. Một số công việc liên quan như theo dõi bảng chấm công, làm danh sách lương và thưởng hàng tháng, thực hiện chi trả, thanh toán lương đúng hạn.

Hỗ trợ công tác lễ tân

Tương tự với công việc xử lý bảng lương, đôi khi nhân viên hành chính nhân sự cũng sẽ hỗ trợ công tác lễ tân khi doanh nghiệp thiếu vị trí này. Công tác lễ tân sẽ bao gồm những công việc như:

• Tiếp đón khách hàng, khách đến công ty
• Tiếp nhận một số giao dịch bằng hình thức trao đổi bằng điện thoại hoặc trực tiếp
• Tham gia hỗ trợ các sự kiện của công ty (nếu có), các sự kiện nội bộ để phát triển văn hóa doanh nghiệp

>>> Khám phá thêm: 10 câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự hữu ích khi đi xin việc

>>> Hơn 3000+ tin tuyển dụng việc làm hành chính nhân sự đang được cập nhật trên TopCV. Hãy nhanh tay khám phá để chạm tay đến công việc mơ ước với mức thu nhập hấp dẫn

Cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự

Trong việc quản lý và vận hành doanh nghiệp, phòng Hành chính Nhân sự đóng một vai trò không thể thiếu. Để hoạt động hiệu quả, mỗi chức năng trong phòng này được rõ ràng hóa thông qua các bộ phận chuyên biệt:

Bộ phận tuyển dụng

Nhiệm vụ của họ là lựa chọn và thu hút ứng viên cho các vị trí trong công ty. Họ chịu trách nhiệm đưa ra các chiến lược tuyển dụng trên các kênh truyền thông và tiến hành quá trình này. Để thành công, nhân viên tuyển dụng cần hiểu rõ nhu cầu của từng bộ phận và chọn lọc những ứng viên tốt nhất.

Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B)

Họ giữ trọng trách xây dựng và cải thiện chính sách lương và các phúc lợi cho nhân viên, đồng thời đảm bảo sự cân bằng giữa quyền lợi của người lao động và điều luật lao động. Để làm tốt việc này, nhân viên C&B cần nắm vững các quy định và chính sách lao động.

>>> Xem thêm: Chuyên viên C&B là gì? Công việc chính và kỹ năng mà C&B cần có

Bộ phận hành chính

Những người làm việc ở đây có trách nhiệm quản lý và bảo quản các giấy tờ, văn bản và tài sản của công ty. Ngoài ra, họ còn tổ chức các cuộc họp và lên lịch hẹn với đối tác, cũng như nhiều nhiệm vụ khác tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Bộ phận đào tạo và phát triển

Bộ phận đào tạo và phát triển có trách nhiệm nâng cao năng lực của nhân viên. Bằng việc đào tạo, họ giúp nhân viên mở rộng kiến thức và kỹ năng, tạo điều kiện cho họ tiến xa hơn trong sự nghiệp.

>>> Xem thêm: Chuyên viên đào tạo là gì? Mô tả công việc và mức thu nhập

Nhân viên hành chính nhân sự lương bao nhiêu?

Hành chính nhân sự là vị trí mà bất kỳ doanh nghiệp ở quy mô nào cũng cần phải có. Do đó, thị trường việc làm luôn thiếu nhân lực về vị trí này. Bạn có thể thấy khá nhiều tin tức tuyển dụng hành chính nhân sự ở các website tuyển dụng.

Tạo nên điểm hấp dẫn cho công việc hành chính nhân sự chính là mức độ công việc và mức lương ở vị trí này. Hiện tại, mức lương trung bình ở vị trí này là 7.800.000 đ cho vị trí chuyên viên thông thường. Tuy nhiên, mức lương thực tế sẽ phù thuộc vào từng doanh nghiệp, kinh nghiệm chuyên môn của người ứng tuyển. Theo Báo cáo thị trường tuyển dụng 2023 và nhu cầu tuyển dụng 2024 của TopCV, mức lương của một số vị trí việc làm hành chính nhân sự có sự khác nhau như sau:

• Nhân viên hành chính nhân sự (Dưới 1 năm kinh nghiệm): 7.000.000 - 10.000.000
• Nhân viên hành chính nhân sự (1 - 4 năm kinh nghiệm): 8.000.000 - 18.000.000
• Chuyên viên tuyển dụng (1 - 6 năm kinh nghiệm): 10.000.000 - 16.000.000
• Chuyên viên đào tạo (1 - 6 năm kinh nghiệm): 8.000.000 - 18.000.000
• Chuyên viên nhân sự (trên 6 năm): 15.000.000 - 18.000.000
• Trưởng phòng hành chính nhân sự: 15.000.000 - 30.000.000
• Giám đốc nhân sự: 30.000.000 - 50.000.000

8 kỹ năng không thể thiếu của nhân viên hành chính nhân sự

Để trở thành nhân viên hành chính nhân sự cần rất nhiều kỹ năng. Vì công việc của bạn cần phối hợp linh hoạt cùng nhiều phòng ban.

Giao tiếp tốt, linh hoạt trong xử lý tình huống

Đúng như tên gọi, HCNS sẽ thường xuyên phải làm việc, tương tác trực tiếp với yếu tố con người. Vì vậy, kỹ năng giao tiếp là một trong các yếu tố quyết định sự thành công của vị trí này.

Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp cho nhân viên hành chính nhân sự có thể làm hài hòa được mối quan hệ giữa các nhân viên, phòng ban với nhau và giữa các nhân viên và ban giám đốc, lãnh đạo. Ngoài ra, HCNS sẽ cần nhanh nhẹn và linh hoạt để xử lý những tình huống bất ngờ xảy ra trong quá trình làm việc.

Để trở thành nhân viên hành chính nhân sự bạn sẽ cần một số kỹ năng bắt buộc

Đa chức năng

Hầu hết nhân viên hành chính nhân sự ở các doanh nghiệp hiện nay sẽ đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ, công việc khác nhau. Do đó, sẽ cần những nhân viên ở vị trí này có kỹ năng “đa chức năng”, có thể làm được nhiều việc cùng một lúc.

Kỹ năng tổ chức

Đây cũng là kỹ năng mà nhân viên hành chính nhân sự cần có. Như đã nêu ở phần mô tả công việc ở trên, HCNS sẽ cần hỗ trợ hoặc đứng ra tổ chức các hoạt động, sự kiện truyền thông của công ty, v.vv.. Vì vậy, kỹ năng tổ chức là một kỹ năng cần thiết nếu bạn muốn thành công ở vị trí này.

Tin học văn phòng

Đây chắc chắn là một kỹ năng bắt buộc cần phải có của nhân viên hành chính nhân sự. Bởi, hầu hết công việc của HCNS sẽ thực hiện giám sát công việc của các nhân viên khác, lưu trữ giấy tờ, bảng lương, v.vv.. Do đó, kỹ năng tin học văn phòng là một kỹ năng bắt buộc.

Kỹ năng quản lý thời gian

Với một lượng công việc lớn và đa dạng, khả năng ưu tiên và phân chia thời gian sao cho hiệu quả là vô cùng quan trọng. Nhân viên hành chính nhân sự cần biết cách xác định những nhiệm vụ ưu tiên và hoàn thành các đầu việc đúng hạn.

Kỹ năng quan sát và lắng nghe

Để hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của nhân viên trong công ty, khả năng lắng nghe cẩn thận và quan sát môi trường làm việc sẽ giúp nhân viên hành chính nhân sự đưa ra những quyết định và hành động phù hợp.

Khả năng đối phó với áp lực

Những tình huống khẩn cấp, deadline gấp rút hay những xung đột trong nơi làm việc đôi khi gây áp lực lớn. Sự bình tĩnh và khả năng giữ vững tâm lý trong những hoàn cảnh như vậy là điều rất quan trọng.

Biết sử dụng phần mềm quản trị nhân sự

Quản trị nhân sự là một quá trình phức tạp, tốn thời gian, nhân lực mà vẫn rất dễ xảy ra sai sót. Chính vì vậy, các doanh nghiệp lớn hiện nay thường có xu hướng sử dụng các phần mềm quản trị nhân sự (HRM). Để làm tốt vai trò của một nhân viên hành chính nhân sự, bạn nên tìm hiểu cách sử dụng những phần mềm này, tránh lúng túng trong quá trình làm việc.

Trong số các phần mềm HRM hiện nay, HappyTime đang nhận được sự đánh giá cao khi đã 3 năm liên tiếp đạt được giải Sao Khuê Việt Nam. Đăng ký TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ ngay dưới đây để hiểu rõ các tính năng cũng như cách hoạt động của phần mềm này.

Học ngành gì để ra làm nhân viên hành chính nhân sự?

Ngành Quản trị nhân lực

Chuyên ngành Quản trị nhân lực trang bị cho sinh viên những kiến thức vững chắc và cơ sở về lĩnh vực nhân sự, giúp bạn hiểu biết về việc quản lý để đạt hiệu suất cao trong công việc. Hiện nay, ngành Quản trị nhân lực đang là lựa chọn hàng đầu của nhiều sinh viên và được đào tạo tại hầu hết các trường Đại học như Kinh tế Quốc dân, Thương mại, trường ĐH Nội vụ, Công đoàn, v.vv..

Sau khi tốt nghiệp, sinh viên có thể làm chuyên viên nhân sự, trưởng bộ phận nhân sự và nhiều vị trí khác.

Ngành Quản lý nhân sự

Song song với ngành Quản trị nhân lực, Quản lý nhân sự cũng được nhiều trường đại học đặt ưu tiên trong việc giảng dạy. Những kiến thức và kỹ năng mà sinh viên được đào tạo sẽ giúp họ phát triển và quản lý nhân sự tại những tổ chức lớn. Ngoài ra, bạn còn có cơ hội tiếp cận với các vị trí như trưởng bộ phận nhân sự, chuyên viên đào tạo, hoặc chuyên viên tiền lương và phúc lợi.

Ngành Quản lý nguồn nhân lực

Khi theo học chuyên ngành này, sinh viên được cung cấp kiến thức sâu rộng để có thể làm việc ở nhiều vị trí trong bộ phận hành chính nhân sự. Các trường Đại học đào tạo chuyên ngành này bao gồm Trường ĐH Mở TP HCM, Kinh tế TP HCM, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Thương mại, v.vv

Ngành Quản trị hành chính nhân sự

Đây là một trong những chuyên ngành đang thu hút sự quan tâm của nhiều sinh viên hiện nay. Sau khi tốt nghiệp, sinh viên có thể giữ vị trí liên quan đến văn phòng nhân sự, chịu trách nhiệm quản lý và hành chính nhân sự của công ty.

Tìm việc làm nhân viên hành chính nhân sự ở đâu?

Bạn đang băn khoăn rằng cơ hội tìm việc hành chính nhân sự ở đâu? Bạn có thể tìm thấy ngay câu trả lời trên các website tìm việc, hãy truy cập vào trang TopCV.vn để cập nhật các thông tin việc làm hấp dẫn và mới nhất. Những thông báo tuyển dụng tìm việc làm hành chính nhân sự tại Hà Nội hay tuyển dụng hành chính nhân sự TPHCMvà các tỉnh thành khác được TopCV cung cấp sẽ là một gợi ý hữu ích cho bạn.

Bên cạnh đó, bạn có thể tìm thấy thông báo tuyển dụng hành chính nhân sự trong các hội nhóm, fanpage trên facebook và zalo. Nguồn thông tin việc làm từ người thân bạn bè cũng rất bổ ích bạn cũng đừng bỏ qua kênh tìm kiếm việc làm hiệu quả này.

Bộ câu hỏi cần chuẩn bị để phỏng vấn chuyên viên nhân sự là gì?

Để vượt qua được vòng phỏng vấn của nhà tuyển dụng thì bạn cần chuẩn bị tốt trước khi đến phỏng vấn. Dưới đây là một số câu hỏi phỏng vấn nhân viên hành chính nhân sự giúp bạn tự tin vượt thử thách của các nhà tuyển dụng.

• Bạn có thể giới thiệu đôi nét về bản thân mình không?
• Bạn có những điểm mạnh, lợi thế gì để làm ở vị trí hành chính nhân sự?
• Tại sao bạn lại ứng tuyển vào vị trí nhân sự tại doanh nghiệp chúng tôi?
• Yếu tố, kỹ năng nào quan trọng nhất đối với công việc hành chính nhân sự?
• Bạn thường xuyên tìm kiếm ứng viên trên những kênh nào? Theo đánh giá của bạn kênh nào mang lại hiệu quả tìm kiếm ứng viên tốt nhất?
• Hãy kể tên những phần mềm bạn thường xuyên sử dụng trong công việc?
• Những số liệu nào nói lên hiệu quả tuyển dụng tại một doanh nghiệp?
• Bạn có câu hỏi gì dành cho chúng tôi không?

>> Xem thêm: Tuyển tập những câu hỏi phỏng vấn nhân sự hay gặp nhất

Kết

Trên đây là một số thông tin về vị trí nhân viên hành chính nhân sự. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm việc làm liên quan đến vị trí này, hãy tham khảo các mẫu CV xin việc hành chính nhân sự tại TopCV. Các mẫu CV đều được thiết kế đơn giản nhưng chuyên nghiệp sẽ giúp bạn ghi điểm hơn đối với nhà tuyển dụng. Chúc bạn sớm tìm được công việc hành chính nhân sự phù hợp với mình.

Nguồn ảnh: Sưu tầm