PO là gì? Những điều cần biết về Purchase Order

Là một chủ doanh nghiệp, việc theo dõi hàng tồn kho và đặt hàng vật tư, hàng hóa có thể bán được không phải là nhiệm vụ dễ dàng nhưng chắc chắn nó rất cần thiết cho sự thành công của một doanh nghiệp. Po (Purchase Order) rất quan trọng đối với quy trình mua hàng được quản lý tốt, mặc dù nhiều doanh nhân không hiểu chúng thực sự là gì hoặc cách sử dụng chúng để đạt được thành công về mặt tài chính.

Po (Purchase order) là gì?

Po (Purchase Order) là đơn đặt hàng, là một tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến nhà cung cấp nhằm ủy quyền mua hàng. Trong hầu hết các trường hợp, Po đồng thời là hợp đồng ràng buộc chính thức trong quá trình mua hàng hóa, dịch vụ. Giống như “giỏ hàng” trên trang thương mại điện tử, Po về cơ bản là danh sách những thứ mà người mua muốn mua. Nó đưa ra chi tiết đơn đặt hàng, bao gồm số lượng, loại sản phẩm, giá cả mà người mua cần, cũng như các điều khoản thanh toán và chi tiết giao hàng.

Bằng cách gửi Purchase Order, người mua cam kết mua hàng hóa/ dịch vụ với số tiền đã thỏa thuận. Vì đơn đặt hàng được thực hiện trước khi người mua nhận được hóa đơn nên Po sẽ cung cấp cho người bán một bảo hiểm ngăn chặn việc không thanh toán.

PO (Purchase Order) là đơn đặt hàng, là một tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến nhà cung cấp nhằm ủy quyền mua hàng

Nội dung trên Po

Thông tin chi tiết về hàng hóa trong mỗi Po thường bao gồm các thành phần như số lượng hàng, đơn giá, điều kiện giao hàng, bao bì, phương thức thanh toán, thời hạn, cam kết từ cả người bán và người mua. Mỗi đơn đặt hàng có thể có những thông tin riêng biệt, tuỳ thuộc vào sự lựa chọn của bên bán và bên mua, cũng như đặc thù của từng doanh nghiệp hoặc tổ chức.

Các nội dung cơ bản thường gặp trên Po bao gồm:

Nội dung trên Po

Lợi ích của Po (Purchase order)

Lợi ích cho người mua

Lợi ích cho người bán

Lợi ích của Po (Purchase order)

Các dạng Po phổ biến hiện nay

Phụ thuộc vào quy mô và yêu cầu cụ thể của mỗi doanh nghiệp, có nhiều dạng Po khác nhau. Trong đó có thể kể đến một số loại phổ biến như:

Standard Purchase Order

Đây là loại Po tiêu chuẩn được sử dụng phổ biến nhất. Nó chứa thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, điều kiện thanh toán và các điều khoản và điều kiện liên quan đến việc mua hàng.

Blanket Purchase Order

Blanket Purchase Order sử dụng khi một doanh nghiệp muốn mua hàng từ một nhà cung cấp trong một khoảng thời gian nhất định. Thay vì cung cấp các thông tin chi tiết về từng đơn đặt hàng cụ thể, Po này chỉ định số lượng, giá cả và các điều kiện chung.

Contract Purchase Order

Loại Po này được dùng trong trường hợp mua hàng theo hợp đồng dài hạn. Bao gồm các điều khoản và điều kiện chi tiết của hợp đồng, như thời gian giao hàng, giá cả, quy định về chất lượng và các điều kiện thanh toán.

Planned Purchase Order

Planned Purchase Order được sử dụng để xác định nhu cầu mua hàng trong tương lai dựa trên kế hoạch sản xuất hoặc dự án. Nó không yêu cầu cung cấp thông tin về ngày giao hàng cụ thể, mà chỉ xác định số lượng và thời gian ước tính cần mua hàng.

Service Purchase Order

Đây là dạng Po được sử dụng khi mua các dịch vụ thay vì hàng hóa vật liệu. Chứa thông tin về dịch vụ được yêu cầu, thời gian cung cấp dịch vụ, giá cả và các điều kiện liên quan khác.

Các dạng Po phổ biến hiện nay

Mục đích của Po là gì?

Po (Purchase Order) là một thỏa thuận pháp lý bảo vệ cả người mua và người bán. Sau khi được nhà cung cấp chấp nhận, đơn đặt hàng sẽ trở thành một hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý. Nếu hiện tại không có hợp đồng nào điều chỉnh mối quan hệ giữa người mua và người bán thì đơn đặt hàng có thể được sử dụng thay cho hợp đồng. Cung cấp sự bảo vệ pháp lý cho cả người mua và người bán.

Mỗi Po được gán một số duy nhất, được gọi là số đơn đặt hàng, để hỗ trợ cả người mua và người bán trong việc theo dõi việc giao hàng và thanh toán của từng yêu cầu mua hàng.

Cụ thể, Po có các mục đích sau:

Po (Purchase Order) là một thỏa thuận pháp lý bảo vệ cả người mua và người bán

Phân biệt Po và PI (Proforma Invoice) và Sale Contract (SC)

Quy trình sử dụng Po (Purchase order)

Quy trình sử dụng Po (Purchase order)

Cách quản lý Po hiệu quả cho doanh nghiệp

Quản lý Po (Purchase Order) hiệu quả là một yếu tố quan trọng trong việc điều hành hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Một số cách quản lý Po hiệu quả cho doanh nghiệp:

Cách quản lý Po hiệu quả cho doanh nghiệp

Trong kinh doanh và quản lý chuỗi cung ứng, Purchase Order (Po) đã trở thành một thuật ngữ quan trọng. Kết hợp giữa yêu cầu mua hàng và cam kết tài chính, Po là công cụ nhằm định rõ các chi tiết giao dịch giữa người mua và người bán. Qua việc cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm, số lượng, giá cả và điều kiện giao nhận, Po được xem là nền tảng cho một quá trình mua bán đáng tin cậy và minh bạch. Po không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro và xung đột trong giao dịch mua bán, mà còn đảm bảo tính hiệu quả và hiệu suất của toàn bộ quy trình cung ứng.

Link nội dung: https://pmil.edu.vn/po-la-gi-a28554.html