Hướng dẫn từng bước cách sử dụng WPS Office

Khai phá tiềm năng năng suất của bạn với WPS Office, một giải pháp thay thế linh hoạt, miễn phí cho Microsoft Office. Cho dù trên Windows, Mac, Linux hay Android, phần mềm động này sẵn sàng hợp lý hóa các công việc của bạn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ là chiếc la bàn, hướng dẫn bạn cách sử dụng WPS Ứng dụng Office rõ ràng, từng bước một. Hãy cùng chúng tôi điều hướng chương trình thân thiện với người dùng này và nâng cao kỹ năng sử dụng bộ ứng dụng văn phòng của bạn lên một tầm cao mới.

Phần 1: WPS Office là gì?

Văn phòng WPS là bộ ứng dụng văn phòng tích hợp kết hợp chức năng của Word, PDF, Excel, PowerPoint và các công cụ khác thành một bộ công cụ mạnh mẽ. Bộ phần mềm này cho phép chia sẻ tệp, chỉnh sửa và hợp nhất nhiều tệp, dù trực tuyến hay ngoại tuyến. WPS Office là một giải pháp thay thế mạnh mẽ cho Microsoft Office, có các chức năng cơ bản và nâng cao nhưng có một ưu điểm khác biệt—nó hoàn toàn miễn phí.

Chức năng chính

1. Người viết WPS

2. Bảng tính WPS

3. Trình bày WPS

4. WPS PDF

5. WPS AI

Xếp hạng Trustpilot

WPS Office tự hào có xếp hạng ấn tượng 4,8 trên Trustpilot, cho thấy mức độ hài lòng và độ tin cậy cao của người dùng.

Những đặc điểm chính

• Bộ ứng dụng văn phòng tích hợp, tất cả trong một

• Xử lý văn bản chuyên nghiệp với WPS Writer

• Công cụ trình chiếu mạnh mẽ với WPS Present

• Chức năng bảng tính toàn diện với Bảng tính WPS

• Các tính năng chỉnh sửa và chuyển đổi PDF mở rộng với WPS PDF

• Hoàn toàn miễn phí với đầy đủ chức năng

• Khả năng tương thích đa nền tảng (Windows, macOS, Linux, Android, iOS, Harmony)

Ưu điểm

• Cung cấp nhiều chức năng tương tự như Microsoft Office

• Nó hoàn toàn miễn phí

• Khả năng tương thích tập tin tuyệt vời với các định dạng khác nhau

• Hỗ trợ đa nền tảng

• Chia sẻ tập tin cục bộ và trực tuyến

Nhược điểm

• Giao diện ít trực quan hơn

• Không tương thích 100% với các tệp MS Office phức tạp

• Quảng cáo trong phiên bản miễn phí

Phần 2: Sử dụng WPS Writer như thế nào?

Người viết WPS là một trình xử lý văn bản nâng cao nằm trong bộ WPS Office, gói phần mềm năng suất được phát triển bởi Kingsoft. Công cụ viết này được tích hợp nhiều tính năng mạnh mẽ đáp ứng nhu cầu của người dùng yêu cầu các công cụ xử lý tài liệu linh hoạt và hiệu quả.

Chức năng chính của WPS Writer

1. Chỉnh sửa văn bản

WPS Writer cung cấp các công cụ chỉnh sửa văn bản toàn diện, cho phép người dùng thay đổi kiểu phông chữ, kích thước, màu sắc, áp dụng các định dạng như in đậm, in nghiêng, gạch chân, v.v. Nó cũng bao gồm các tính năng như dấu đầu dòng, thụt lề và căn chỉnh văn bản.

2. Định dạng trang

Ngoài chỉnh sửa văn bản, WPS Writer còn cung cấp nhiều tùy chọn định dạng trang khác nhau, bao gồm lề, hướng trang, đầu trang, chân trang và số trang.

3. Bảng và đồ họa

Người dùng có thể chèn bảng, hình ảnh, biểu đồ, hình dạng và các thành phần đồ họa khác trực tiếp vào tài liệu của họ.

4. Chuyển đổi tài liệu

WPS Writer có khả năng chuyển đổi tài liệu sang nhiều định dạng khác nhau như .docx, .pdf, .txt và các định dạng khác, điều này khiến nó rất linh hoạt và tương thích với các phần mềm xử lý văn bản khác.

5. Công cụ cộng tác

Nó cũng cung cấp một nền tảng để người dùng cộng tác trên các tài liệu, cung cấp các tính năng chỉnh sửa, nhận xét và đánh giá theo thời gian thực.

6. Làm cách nào để sử dụng WPS Writer?

• Trước tiên, hãy tải xuống và cài đặt phần mềm WPS Office trên thiết bị của bạn. Gói này bao gồm WPS Writer.

• Khởi chạy WPS Writer và tạo tài liệu mới bằng cách nhấp vào nút 'Mới' hoặc mở tài liệu hiện có bằng cách chọn tùy chọn 'Mở'.

• Sau khi tài liệu được mở, hãy sử dụng thanh công cụ ở đầu màn hình để chỉnh sửa văn bản của bạn. Bạn có thể chọn văn bản và chọn các tùy chọn định dạng mong muốn.

• Nếu bạn muốn chèn đồ họa hoặc bảng biểu, hãy sử dụng tab “Chèn” trên thanh công cụ. Điều này sẽ cho phép bạn thêm bảng, hình ảnh, hình dạng, v.v.

• Để định dạng bố cục trang, hãy chuyển đến tab 'Bố cục Trang' trên thanh công cụ. Tại đây bạn có thể đặt lề, hướng và hơn thế nữa.

• Sau khi chỉnh sửa xong, hãy nhấp vào tab 'Tệp' trên thanh công cụ rồi nhấp vào 'Lưu' hoặc 'Lưu dưới dạng' để chọn định dạng tệp ưa thích của bạn.

Phần 3: Sử dụng Bảng tính WPS như thế nào?

Bảng tính WPS là một ứng dụng bảng tính đa năng có trong bộ WPS Office. Công cụ mạnh mẽ này cho phép người dùng tạo, sửa đổi và quản lý dữ liệu ở định dạng bảng có tổ chức. Nó tương thích với nhiều bộ ứng dụng văn phòng khác bao gồm Microsoft Excel, Google Sheet, LibreOffice Calc và OpenOffice Calc.

Hơn nữa, nó có thể xử lý nhiều định dạng tệp như .xls, .xlsx, .xlsm, .xlt và .csv, đảm bảo hoạt động dữ liệu liền mạch trên các nền tảng khác nhau. Là một nền tảng phân tích và hiển thị dữ liệu miễn phí, Bảng tính WPS cũng mở rộng tiện ích của nó cho việc quản lý tài chính cá nhân và doanh nghiệp.

Chức năng chính của bảng tính WPS

1. Mẫu đa dạng

Bảng tính WPS cung cấp nhiều mẫu chuyên nghiệp để hợp lý hóa công việc của bạn. Các mẫu này, được thiết kế cho bảng cân đối kế toán, ngân sách cá nhân, lập kế hoạch dự án, lịch trình và lịch, có thể đẩy nhanh các nhiệm vụ phân tích và quản lý dữ liệu.

2. Công cụ trực quan hóa dữ liệu miễn phí

Điểm mạnh đáng kể của Bảng tính WPS là khả năng biểu diễn dữ liệu một cách trực quan. Nó cung cấp nhiều tùy chọn biểu đồ miễn phí để nâng cao khả năng diễn giải và trình bày dữ liệu của bạn, giúp bạn dễ dàng rút ra thông tin chi tiết từ các bộ dữ liệu phức tạp.

3. Khả năng tương thích đa nền tảng

Bảng tính WPS tự hào có khả năng tương thích toàn diện với nhiều bộ ứng dụng văn phòng khác nhau như Microsoft Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc và OpenOffice Calc. Cho dù bạn đang làm việc trên thiết bị di động, máy tính hay trang web, bạn đều có thể dễ dàng chỉnh sửa tệp Excel.

4. Tính năng xem theo thẻ

Để cải thiện trải nghiệm và hiệu quả của người dùng, Bảng tính WPS có hệ thống xem theo thẻ. Giao diện này cho phép người dùng chuyển đổi nhanh chóng giữa các tab khác nhau trong cùng một cửa sổ bằng lệnh Ctrl+Tab, tránh rắc rối khi xử lý nhiều tab đang mở.

5. Chuyển đổi giữa file Excel và PDF

Ngoài khả năng của bảng tính truyền thống, Bảng tính WPS còn hỗ trợ chuyển đổi giữa các tệp Excel và PDF. Tính năng này có sẵn trong phiên bản mới nhất của WPS Office và cũng có thể chuyển đổi trực tuyến bằng Công cụ WPS PDF.

6. Làm cách nào để sử dụng Bảng tính WPS?

• Khởi chạy chương trình WPS Office trên PC của bạn. Chọn tùy chọn Bảng tính để khởi chạy một trang tính mới.

• Bắt đầu điền dữ liệu của bạn vào các ô bằng cách nhấp vào một ô cụ thể và nhập thông tin mong muốn.

• Đối với các phép tính và hàm, hãy chọn một ô và bắt đầu công thức hoặc hàm mà bạn mong muốn. Ví dụ: nếu bạn muốn lấy tổng của một chuỗi ô, bạn phải nhập =SUM(A1:A10) và nhấn enter.

• Bạn có thể thực hiện tùy chỉnh ô, tích hợp biểu đồ và nhiều chức năng khác bằng thanh công cụ ở đầu màn hình.

• Để lưu trữ bảng tính của bạn, hãy đi tới menu Tệp, chọn Lưu dưới dạng và xác định nơi bạn muốn lưu trữ tệp.

• 'Save As' để chọn định dạng tệp ưa thích của bạn.

Phần 4: Làm thế nào để sử dụng bản trình bày WPS?

Trình bày WPS là một ứng dụng phần mềm đa năng và chuyên nghiệp nằm trong bộ WPS Office. Nó được thiết kế để giúp người dùng tạo các trình chiếu hấp dẫn và có tính thẩm mỹ, với khả năng kết hợp văn bản, hình ảnh, âm thanh và video. Cung cấp khả năng tương thích cao với Microsoft PowerPoint và Google Slides, Bản trình bày WPS hỗ trợ nhiều định dạng bao gồm .ppt, .pptx và .pptm và có thể được sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau như Windows, Mac, Linux, Android và iOS. Hơn nữa, nó còn cung cấp một loạt các mẫu thiết kế đẹp mắt, miễn phí và tạo điều kiện chia sẻ tệp dễ dàng thông qua tính năng nén tệp của nó.

Chức năng chính của bản trình bày WPS

1. Tạo và chỉnh sửa slideshow

Bản trình bày WPS cung cấp một quy trình hợp lý để tạo và chỉnh sửa các trình chiếu động. Điều này bao gồm khả năng tổ chức và trình bày nhiều định dạng nội dung một cách chuyên nghiệp.

2. Khả năng tương thích cao

Phần mềm đảm bảo khả năng tương tác liền mạch với Microsoft PowerPoint và Google Slides. Nó cũng hỗ trợ các định dạng PPT phổ biến (.ppt, .pptx, .pptm), đảm bảo bạn có thể làm việc trên nhiều nền tảng khác nhau mà không gặp trở ngại nào.

3. Nén tệp để chia sẻ dễ dàng

Bản trình bày WPS cho phép bạn nén các tệp bản trình bày của mình để tạo điều kiện chia sẻ dễ dàng, đặc biệt khi chúng chứa các tệp đa phương tiện lớn.

4. Mẫu thiết kế miễn phí

Để nâng cao sự hấp dẫn trực quan cho các slide của bạn, phần mềm cung cấp nhiều mẫu thiết kế miễn phí với các chủ đề khác nhau.

5. Chuyển đổi giữa PPT và PDF

Với Bản trình bày WPS, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi các tệp của mình giữa các định dạng PPT và PDF. Điều này mang lại sự linh hoạt khi lưu và chia sẻ bài thuyết trình của bạn.

6. Làm cách nào để sử dụng bản trình bày WPS?

• Bắt đầu bằng cách mở phần mềm WPS Office trên máy tính của bạn, sau đó nhấp vào nút Trình bày để mở bản trình bày mới.

• Để tạo một slide mới, hãy nhấp vào nút New Slide nằm trên thanh công cụ.

• Bạn có thể thêm văn bản, hình ảnh hoặc các thành phần khác vào trang chiếu bằng nhiều tùy chọn khác nhau trên thanh công cụ nằm ở đầu màn hình.

• Sử dụng Slide Master để định dạng nâng cao và tùy chỉnh bố cục slide của bạn.

• Khi bản trình bày của bạn đã sẵn sàng, hãy lưu nó bằng cách nhấp vào menu Tệp và chọn Lưu dưới dạng. Bạn sẽ được nhắc chọn vị trí để lưu tệp.

• Sử dụng các mẫu và chủ đề có sẵn để mang đến cho bản trình bày của bạn một cái nhìn độc đáo và hấp dẫn.

• Xem trước bản trình bày của bạn bằng cách nhấp vào nút Phát để kiểm tra bố cục, hiệu ứng và thời gian.

• Làm cho bài thuyết trình của bạn trở nên tương tác và hấp dẫn hơn bằng cách thêm các yếu tố đa phương tiện như video, âm thanh và hoạt ảnh.

Phần 5: Làm thế nào để sử dụng WPS PDF?

WPS PDF là một công cụ toàn diện được cung cấp bởi WPS Office, cung cấp cho người dùng khả năng tạo, chỉnh sửa, chuyển đổi và quản lý tệp PDF một cách dễ dàng. Là một giải pháp thay thế tuyệt vời cho các phần mềm PDF khác như Adobe Acrobat, iLovepdf, Smallpdf và Foxit, WPS PDF đã tạo được chỗ đứng riêng cho mình bằng cách cung cấp giải pháp một cửa cho tất cả các tác vụ liên quan đến PDF. Phần mềm này tương thích với các thiết bị Windows, Mac, Linux và Android, cho phép người dùng làm việc trên các tệp PDF của họ trên nhiều nền tảng.

Chức năng chính của WPS PDF

1. Tạo và chỉnh sửa PDF

Với WPS PDF, người dùng có thể tạo tệp PDF từ đầu, mang lại sự linh hoạt trong việc thêm văn bản, hình ảnh và chú thích vào tài liệu. Các tệp PDF hiện có có thể được chỉnh sửa bằng nhiều công cụ khác nhau, cho phép bạn điều chỉnh các tệp theo nhu cầu cụ thể của mình.

2. Chuyển đổi PDF

WPS PDF hỗ trợ chuyển đổi tệp PDF sang và từ các định dạng phổ biến khác như Word, Excel, PowerPoint và tệp hình ảnh. Tính năng này đảm bảo tích hợp liền mạch các tệp PDF vào quy trình làm việc của bạn, bất kể bạn làm việc với loại tệp nào.

3. Tách và hợp nhất các tệp PDF

Phần mềm cung cấp cho người dùng khả năng chia các tệp PDF lớn thành các tệp nhỏ hơn hoặc hợp nhất nhiều tệp PDF thành một tài liệu duy nhất. Chức năng này có thể đặc biệt hữu ích khi quản lý tài liệu dài hoặc nhiều tài liệu.

4. Cộng tác trên tệp PDF

WPS PDF khuyến khích cộng tác nhóm bằng cách cho phép nhiều người dùng xem, chỉnh sửa, đọc và làm việc trên cùng một tệp PDF. Tính năng này thúc đẩy năng suất và hiệu quả trong các dự án nhóm.

5. Làm cách nào để sử dụng WPS PDF?

• Bước đầu tiên là tải xuống và cài đặt WPS PDF trên thiết bị của bạn. Bạn có thể tìm thấy phần mềm trên trang web chính thức của WPS Office.

• Sau khi cài đặt, khởi chạy phần mềm để truy cập vào giao diện người dùng của nó.

• Bạn có thể chọn tạo tệp PDF mới từ đầu, mở tệp hiện có hoặc nhập định dạng tệp khác để chuyển đổi sang PDF.

• Sử dụng các công cụ có sẵn để thêm văn bản, hình ảnh hoặc chú thích. Bạn cũng có thể chia nhỏ hoặc hợp nhất tệp PDF nếu cần.

• Khi bạn hài lòng với tác phẩm của mình, hãy lưu tệp PDF vào vị trí mong muốn. Nếu bạn đang cộng tác làm việc, bạn có thể chia sẻ tệp PDF với nhóm của mình.

Phần 6: Sử dụng WPS AI như thế nào?

WPS AI là một tính năng nâng cao được tích hợp vào bộ WPS Office, nhằm mục đích cách mạng hóa năng suất văn phòng. Nó sử dụng trí tuệ nhân tạo để nâng cao khả năng tạo, chỉnh sửa và hiểu tài liệu, từ đó tối ưu hóa trải nghiệm của người dùng. Là một trợ lý ảo, WPS AI sắp xếp hợp lý mọi tác vụ liên quan đến tài liệu của bạn, đảm bảo hiệu quả và độ chính xác cao.

Chức năng chính của WPS AI

1. Nội dung do WPS AI tạo

WPS AI đơn giản hóa tác vụ tạo nội dung, tạo văn bản chuyên nghiệp cho nhiều tình huống khác nhau như tóm tắt cuộc họp, lập kế hoạch sự kiện hoặc tạo sơ yếu lý lịch. Với khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên, nó hiểu được yêu cầu của người dùng và tạo nội dung phù hợp, tiết kiệm thời gian quý báu.

2. Khai thác thông tin chính

Một chức năng chính khác của WPS AI là khả năng trích xuất thông tin quan trọng từ tài liệu. Dù là một bản PDF dài hay một báo cáo chi tiết, WPS AI có thể quét tài liệu, xác định các điểm cần thiết và trình bày chúng cho người dùng.

3. Dịch thuật và giải quyết truy vấn

WPS AI hỗ trợ dịch thuật đa ngôn ngữ, giảm bớt rào cản giao tiếp tại nơi làm việc toàn cầu. Nó cũng giải quyết các truy vấn liên quan đến nội dung, đóng vai trò như một trợ lý nghiên cứu cá nhân trả lời các câu hỏi của bạn về các tài liệu hiện có.

4. Tối ưu hóa tài liệu

WPS AI vượt trội trong việc tối ưu hóa tài liệu, chuyển đổi định dạng, kiểu dáng và tông màu của tài liệu để phù hợp với các tiêu chuẩn chuyên nghiệp. Theo yêu cầu của người dùng, nó có thể viết lại và định dạng lại tài liệu để cải thiện khả năng đọc và mạch lạc.

5. Làm cách nào để sử dụng WPS AI?

Để bắt đầu sử dụng WPS AI, bạn cần tải xuống phiên bản tích hợp AI của bộ WPS Office. Thực hiện theo các bước sau:

• Đầu tiên, hãy đến thăm chính thức Văn phòng WPS trang web và tải xuống phiên bản WPS Office AI. Làm theo hướng dẫn trên màn hình để cài đặt nó trên thiết bị của bạn.

• Mở văn phòng WPS

• Sau khi cài đặt thành công, hãy mở bộ WPS Office. Bạn sẽ nhận thấy một tính năng AI mới được thêm vào giao diện thông thường.

• Để sử dụng trợ lý AI, tất cả những gì bạn cần làm là nhập lời nhắc vào hộp thoại WPS AI. Tùy thuộc vào yêu cầu của bạn, nó có thể tạo nội dung, trích xuất các điểm chính, trả lời truy vấn, cung cấp bản dịch hoặc tối ưu hóa tài liệu.

Ưu điểm

• Tích hợp liền mạch với WPS Office

• Tiết kiệm thời gian nhờ tự động hóa

• Cải thiện năng suất văn phòng

• Linh hoạt trong việc xử lý các nhiệm vụ đa dạng

• Hỗ trợ dịch đa ngôn ngữ

Nhược điểm

• Những lo ngại về quyền riêng tư có thể xảy ra

• Có thể làm giảm kỹ năng của con người trong việc xử lý tài liệu

Câu hỏi thường gặp

Q1. Tôi có cần thanh toán cho WPS Office không?

Có, các thành phần cơ bản của WPS Office bao gồm Trình soạn thảo, Bảng tính và Bản trình bày đều có sẵn miễn phí. Tuy nhiên, để sử dụng các tính năng nâng cao cụ thể, chẳng hạn như chỉnh sửa PDF, bạn sẽ cần đăng ký gói trả phí. Khoản phí này giúp hỗ trợ đổi mới sản phẩm, bảo trì và dịch vụ khách hàng, đảm bảo rằng bạn có quyền truy cập vào các giải pháp hiệu quả hơn và các dịch vụ ổn định, lâu dài.

Q2. Tôi có thể sử dụng WPS Office thay vì Microsoft Office không?

Có, bạn chắc chắn có thể sử dụng WPS Office thay thế cho Microsoft Office. WPS Office cung cấp miễn phí nhiều công cụ thiết yếu và tương thích với nhiều nền tảng khác nhau, điều này khiến nó trở thành một lựa chọn kinh tế và linh hoạt. Nó có thể đặc biệt phù hợp với các cá nhân và doanh nghiệp nhỏ do khả năng chi trả của nó. Chúng tôi chắc chắn khuyên bạn nên dùng thử WPS Office để đáp ứng nhu cầu năng suất của bạn.

Bản tóm tắt

Văn phòng WPS là một bộ năng suất tất cả trong một đặc biệt đáp ứng mọi nhu cầu của cá nhân hoặc doanh nghiệp. Với việc tích hợp các công cụ thiết yếu như WPS Writer, Bảng tính WPS, Bản trình bày WPS, WPS PDF và WPS AI mang tính cách mạng, nó cung cấp chức năng mạnh mẽ để tạo, chỉnh sửa và quản lý tài liệu, tất cả đều dưới một nền tảng duy nhất. Phần mềm đảm bảo khả năng tương thích cao với các định dạng phổ biến và các bộ ứng dụng văn phòng khác, một tính năng quan trọng giúp quy trình làm việc liền mạch.

Nếu bạn đang tìm kiếm một bộ năng suất cung cấp các khả năng ở cấp độ chuyên nghiệp mà không có mức giá cao, thì WPS Office sẽ đứng đầu danh sách của bạn. Khả năng tương thích đa nền tảng của nó cho phép bạn làm việc mọi lúc, mọi nơi và trên mọi thiết bị. Cho dù bạn cần tạo các bản trình bày hấp dẫn, quản lý bộ dữ liệu phức tạp, chuyển đổi và chỉnh sửa tệp PDF hay thậm chí tạo nội dung chuyên nghiệp thông qua AI, WPS Office đều được trang bị để xử lý tất cả. Vậy tại sao phải chờ đợi? Đưa năng suất của bạn lên một tầm cao mới và nâng cao kỹ năng sử dụng bộ ứng dụng văn phòng của bạn bằng cách dùng thử WPS Office ngay hôm nay.