Chữ ký email là gì? Cách tạo chữ ký email

Việc đính kèm chữ ký email ấn tượng ở cuối mỗi bức thư điện tử sẽ giúp bạn trở nên chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn rất nhiều trong mắt người nhận. Hơn cả thế, chữ ký này còn đóng vai trò quan trọng trong việc quảng bá và tạo dựng hình ảnh thương hiệu. Vậy, chữ ký email là gì? Làm cách nào để tạo được một chữ ký chuyên nghiệp cho thư điện tử? Hãy cùng Hoàng Hà Mobile tìm hiểu qua bài viết được chia sẻ dưới đây!

Chữ ký email là gì?

Chữ ký email được ví như một tấm danh thiếp điện tử (dạng văn bản hoặc hình ảnh) được đính kèm ở phần cuối mỗi email gửi đi. Chữ ký dành cho thư điện tử này thường được các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp sử dụng để cung cấp một số thông tin cơ bản như:

• Họ và tên.
• Chức vụ, nghề nghiệp.
• Tên công ty đang công tác.
• Thông tin liên hệ: email, số điện thoại, Zalo, địa chỉ,…
• Tài khoản mạng xã hội: Đính kèm link Facebook, Zalo, Skype…
• Hình ảnh: Không bắt buộc, nhưng nếu có sẽ trông chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn.
• Câu slogan yêu thích và chữ ký cá nhân: Không bắt buộc.

Chữ ký email là một thành phần mở rộng và không nhất thiết phải có trong mọi email, nhưng khi sở hữu một chữ ký thư điện tử ấn tượng, bạn có thể tạo dựng được hình ảnh chuyên nghiệp, đáng tin cậy trong mắt người nhận, nhất là trong quá trình trao đổi, làm việc với khách hàng, đối tác hay chỉ đơn giản là gửi CV xin việc qua email.

Vai trò của chữ ký email

Như đã đề cập ở trên, chữ ký thư điện tử không phải là một thành phần bắt buộc phải có trong mỗi email. Tuy nhiên, nếu biết tận dụng chữ ký thư điện tử, bạn sẽ nhận được nhiều lợi thế vượt trội, nhất là đối với các doanh nghiệp đang đẩy mạnh chiến lược marketing đánh vào hình ảnh thương hiệu.

Vai trò chung

Cụ thể, chữ ký thư điện tử đảm nhận những vai trò sau:

• Được xem như một tấm danh thiếp chứa đầy đủ thông tin cơ bản của doanh nghiệp, trong đó bao gồm thông tin liên hệ để các đối tác, khách hàng có thể thuận tiện trong việc liên lạc, trao đổi thông tin khi có nhu cầu sử dụng sản phẩm/dịch vụ.
• Thông qua chữ ký thư điện tử, bạn có thể cung cấp một số thông tin liên quan đến chiến dịch tiếp thị, quảng bá hình ảnh thương hiệu cá nhân/doanh nghiệp đến với đối tượng người nhận.
• Chữ ký email giúp doanh nghiệp trở nên nổi bật và ấn tượng hơn trong hàng trăm email khác nhau được gửi đến hộp thư của khách hàng mỗi ngày. Từ đó, khách hàng có thể dễ dàng ghi nhớ và nhận diện được thương hiệu.
• Chữ ký thư điện tử cho phép người dùng thêm vào các thông điệp, lời kêu gọi (chẳng hạn như lời mời đặt hàng, lời mời truy cập vào website…) và nó được nhà tiếp thị tận dụng như một công cụ quảng cáo hữu ích trong các chiến dịch của mình.
• Nếu tất cả các thành viên trong công ty cùng sử dụng một chữ ký với tiêu chuẩn, quy tắc chung, doanh nghiệp có thể dễ dàng định vị thương hiệu và tạo nên nét riêng độc đáo so với hàng ngàn cái tên khác trên thị trường hiện nay.

Vai trò đối với doanh nghiệp

Như vậy, chữ ký thư điện tử này không chỉ mang lại lợi ích nhất định trong việc truyền tải thông điệp qua email, mà nó còn có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp trong các chiến lược marketing. Bằng cách tạo dựng một chữ ký ấn tượng, doanh nghiệp sẽ trông chuyên nghiệp, đáng tin cậy và được khách hàng nhớ đến nhiều hơn. Đồng thời, chữ ký này còn được xem như một mẫu quảng cáo hữu hiệu để doanh nghiệp đạt được mục tiêu mình đã đề ra.

2 tiêu chí cơ bản mà một chữ ký email chuyên nghiệp cần có

Chữ ký email của doanh nghiệp cần đáp ứng được 2 tiêu chí cơ bản, thứ nhất là thu hút được sự chú ý của người đọc và thứ hai là truyền tải thông tin của người gửi đến cho người nhận. Muốn làm được điều đó, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng chữ ký của mình có đầy đủ các nội dung:

• Họ tên, tên công ty, chức vụ người gửi.
• Thông tin liên hệ cơ bản: Website, email, số điện thoại, hotline…
• Link mạng xã hội: Khách hàng có thể tìm hiểu thêm và liên hệ với doanh nghiệp qua các trang mạng xã hội như: Facebook, Zalo, Skype,…
• Hình ảnh: Hình ảnh công ty, hình ảnh cá nhân…
• Logo: Đính kèm Logo giúp khách hàng dễ dàng nhận ra bạn.

Hướng dẫn cách tạo chữ ký thư điện tử đơn giản, nhanh chóng

Tốt nhất là bạn nên tạo chữ ký email trên các công cụ có sẵn (thường được tích hợp sẵn trong các trình gửi email bạn đang sử dụng). Sau khi tạo chữ ký thành công, chữ ký này sẽ tự động được đính kèm vào cuối thư mỗi khi bạn gửi mail cho một ai đó.

Trong phần dưới đây, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết cách tạo chữ ký thư điện tử trên bốn trình gửi email phổ biến nhất hiện nay, bao gồm: Gmail. HTMLSIG, Outlook và Hubspot.

Outlook

• Bước 1: Truy cập vào outlook.com, sau đó bấm chọn New Email để bắt đầu viết một email mới.
• Bước 2: Trong danh sách Massage, bấm chọn Signature. Tiếp đó, một bảng hiển thị thông báo sẽ xuất hiện và lúc này bạn chỉ cần chọn “New…” để tạo chữ ký email mới.
• Bước 3: Điền tên chữ ký, sau đó bấm OK.
• Bước 4: Điền đầy thông tin cơ bản được yêu cầu trong khung Edit Signature. Tại đây, người dùng có thể dễ dàng tùy chỉnh màu sắc, font chữ, kích thước của chữ và thêm logo/hình ảnh của công ty một cách tùy ý.
• Bước 5: Sau khi thực hiện theo các bước trên, bạn kiểm tra lại thông tin và nhấn OK để hoàn tất.
• Bước 6: Để thêm chữ ký vừa tạo trên vào email, bạn vào mục Signature rồi chọn chữ ký mình muốn thêm để chữ ký đó đính kèm vào cuối mỗi email gửi đi.

Gmail

• Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Gmail, sau đó tại góc phải màn hình, bạn bấm vào biểu tượng răng cưa rồi chọn Xem tất cả chế độ cài đặt.
• Bước 2: Tại phần General (chung), bạn cuộn chuột xuống dưới tìm mục Signature (Chữ ký), sau đó bấm vào ô Tạo mới nằm ở dưới phần No Signature rồi nhập nội dung chữ ký vào khung soạn thảo. Ngoài ra, bạn cũng có thể tùy ý thay đổi màu sắc, font chữ, kích thước và thêm hình ảnh vào chữ ký của mình.

• Bước 3: Bấm Save Changes để hoàn tất quá trình tạo chữ ký cho thư điện tử. Bây giờ, bạn có thể thử gửi một email để kiểm tra xem chữ ký đã được đính kèm vào thư của mình hay chưa.

HTMLSIG

• Bước 1: Truy cập vào HTMLSIG để bắt đầu tạo chữ ký email. Tại đây, bạn có thể lựa chọn chữ ký free hoặc chữ ký có tính phí dựa trên nhu cầu của mình. Tất nhiên là chữ ký tính phí sẽ có nhiều chức năng hơn, nhưng chữ ký free cũng đã đủ để đáp ứng nhu cầu cơ bản của người dùng.

• Bước 2: Điền các thông tin cần thiết vào các mục như Main, Social, Disclaimer, Banner, Apps/Buttons, Style.
• Bước 3: Chọn Create Signature để hoàn tất quá trình tạo chữ ký cho thư của mình.

Hubspot

• Bước 1: Truy cập vào trang tạo chữ ký email của Hubspot tại đây, sau đó chọn mẫu chữ ký và điền thông tin cần thiết như trong hình dưới.

• Bước 2: Điền các thông tin cơ bản, đăng tải ảnh (nếu có) và chỉnh sửa lại style chữ theo phong cách mà bạn hướng đến.
• Bước 3: Kiểm tra lại thông tin và chọn Create Signature để hoàn tất quá trình tạo chữ ký trên Hubspot.

Yếu tố cần quan tâm để tạo chữ ký email chuyên nghiệp

Để tạo chữ ký thư điện tử chuyên nghiệp cho cá nhân/doanh nghiệp, bạn cần quan tâm đến 4 yếu tố chính sẽ ảnh hưởng đến cảm nhận của người đọc, bao gồm:

Hình ảnh

Hình ảnh là thành phần không bắt buộc phải có trong chữ ký thư điện tử. Tuy nhiên, để thu hút người đọc và tạo ấn tượng mạnh mẽ trong mỗi chiến dịch Marketing, bạn nên đính kèm hình ảnh cá nhân hoặc logo công ty vào trong mẫu chữ ký email.

Hình ảnh sẽ giúp email trông chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Đồng thời, thông qua đó, khách hàng sẽ dễ dàng ghi nhớ và nhận diện được thương hiệu của bạn giữa vô vàn cái tên khác trên thị trường hiện nay. Một lưu ý bạn cần nhớ là hãy chọn các bức ảnh có độ sắc nét cao nhưng vẫn đảm bảo dung lượng thấp để không ảnh hưởng đến trải nghiệm của người nhận.

Thiết kế

Bạn nên thiết kế chữ ký email theo dạng hierarchy (kiểu từ trên xuống) và cung cấp các thông tin cần thiết như họ tên, số điện thoại… Với những thông tin quan trọng, hãy in đậm, tô màu hoặc chỉnh size lớn để chúng trông nổi bật hơn trong mắt người nhìn.

Ngoài ra, bố cục chữ ký cũng nên đơn giản, gọn gàng và dễ nhìn nhất có thể. Đừng cố gắng nhét mọi thứ vào chữ ký vì điều này có thể gây rối mắt, thậm chí tạo cảm giác khó chịu cho người nhìn.

Font chữ

Bạn hãy sử dụng các font chữ dễ nhìn và cần tránh tuyệt đối trường hợp bị lỗi font hay font khó đọc (chẳng hạn như calligraphy, script…).

Màu sắc

Một chữ ký thư điện tử không nên chứa quá 3 màu sắc, vì điều này có thể gây cảm giác khó chịu, rối mắt. Bạn nên chọn những gam màu liên quan đến thương hiệu và tô màu ở những thông tin quan trọng để làm nổi bật chúng lên.

Thủ thuật thiết kế chữ ký email nhanh chóng

Để thiết kế một chữ ký cho thư điện tử chuyên nghiệp nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo phù hợp với yếu tố thương hiệu, bạn có thể tham khảo 3 thủ thuật sau:

Bắt đầu đơn giản và bám sát yếu tố thương hiệu

Đầu tiên, bạn cần đảm bảo các tiêu chí cơ bản, bao gồm: tính dễ đọc và thiết kế phù hợp với yếu tố thương hiệu.

Để làm được điều này, chữ ký của bạn phải thật đơn giản và chỉ chứa các thông tin cần thiết. Chớ nên nhồi nhét quá nhiều thông tin vào chữ ký, vì điều này chẳng mang lại lợi ích gì, mà nó thậm chí còn gây cảm giác khó chịu cho người đọc. Về phần thiết kế, từ màu sắc, font chữ cho đến phong cách, bố cục chữ ký cũng cần phải theo sát với hình ảnh nhận diện thương hiệu của bạn.

Xác định phong cách thiết kế

Trước khi bắt tay vào tạo chữ ký cho thư điện tử, bạn cần xác định được phong cách thiết kế chủ đạo, sau đó mới tiến hành chọn màu sắc, font chữ, bố cục và hình ảnh. Phong cách thiết kế thường sẽ được lựa chọn dựa trên ngành nghề, lĩnh vực hoạt động và hình ảnh của thương hiệu.

Tận dụng các tùy chọn

Để tạo chữ ký cho thư điện tử một cách nhanh chóng và hiệu quả, cách tốt nhất là hãy tham khảo các mẫu thiết kế có sẵn và chỉnh sửa sao cho phù hợp với thương hiệu của bạn. Đồng thời, bạn còn có thể tận dụng các tùy chọn khác như: chèn icon, chèn ảnh, logo, thay đổi PSD, HTML…

Tạo chữ ký email chuyên nghiệp trên nền tảng nào?

Ngoài các công cụ có sẵn như Gmail, Outlook,… bạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ để tạo chữ ký cho thư điện tử một cách chuyên nghiệp, hiệu quả và nhanh chóng nhất. Những công cụ này cho cung cấp nhiều tính năng hơn và không giới hạn khả năng sáng tạo, chẳng hạn như:

• Emailsignaturerescue.com: Ứng dụng này cho phép người dùng tạo chữ ký thư điện tử và tùy chỉnh từng thành phần bên trong với kho template khổng lồ lên đến hơn 200 mẫu.
• Mail-signatures.com: Phần mềm này cung cấp cho người dùng hàng loạt mẫu template chuyên nghiệp với đa dạng phong cách thiết kế khác nhau. Qua đó, bạn có thể lựa chọn và chỉnh sửa để tạo nên mẫu chữ ký thư email dành riêng cho mình.
• Canvato.net: Canvato được yêu thích bởi giao diện trực quan, đơn giản, dễ sử dụng và cho phép tùy chỉnh dễ dàng. Hơn cả thế, nền tảng này còn hỗ trợ người dùng kết nối với các trang mạng xã hội như Skype, Facebook, Twitter… Hiện nay có đến 43.000 doanh nghiệp đã sử dụng Canvato để tạo chữ ký cho thương hiệu của mình.

Câu hỏi thường gặp

Bên cạnh những thông tin bên trên, Hoàng Hà Mobile sẽ trả lời một số câu hỏi thường gặp khác của bạn đọc như:

Mục đích tạo chữ ký email là gì?

Chữ ký thư điện tử là công cụ hoàn hảo để bạn truyền tải thông điệp Marketing và gia tăng độ nhận diện thương hiệu của mình. Đối với từng thành viên của doanh nghiệp, chữ ký này giúp người nhận định vị được người gửi là ai, đóng vai trò gì trong công ty. Ngoài ra, thành phần này còn giúp doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, đáng tin cậy và sự đồng nhất trong mỗi email mà doanh nghiệp gửi đi.

Chữ ký cho thư điện tử có cần thiết hay không?

Chữ ký thư điện tử vẫn là một công cụ mạnh mẽ được các doanh nghiệp sử dụng để xây dựng bản sắc riêng và hỗ trợ cho từng chiến lược tiếp thị của thương hiệu. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, mặc dù đây là thành phần cần thiết, nhưng nó không bắt buộc phải có trong mọi mail

Bên trên là cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp mà bạn có thể tham khảo. Mặc dù đây không phải là một thành phần bắt buộc, nhưng nếu biết cách tận dụng nó bạn có thể nhận được nhiều lợi ích đáng kể, nhất là trong các chiến dịch Marketing của thương hiệu. Vậy nên, hãy thực hiện theo hướng dẫn bên trên để tạo được chữ ký thư điện tử một cách chuyên nghiệp và ấn tượng nhất cho doanh nghiệp của mình nhé!

Xem thêm:

• Cách viết email chuyên nghiệp và ấn tượng bạn cần lưu ý
• Tính năng AI mới của Gmail sẽ viết email cho bạn như thế nào