Bên cạnh các phòng ban trực tiếp mang lại doanh thu, công ty luôn cần có những vị trí hỗ trợ về các vấn đề giấy tờ, pháp lý, … để quy trình vận hành được tốt hơn và trơn tru hơn. Một trong những vị trí quan trọng để thực hiện mục tiêu đó chính là nhân viên admin.

Vậy admin văn phòng là gì? Nó có vai trò như thế nào đối với quá trình hoạt động của công ty? Reeracoen sẽ giúp bạn tổng hợp những thông tin cần thiết về vị trí ngay trong bài viết dưới đây!

Admin Văn Phòng Là Gì?

Admin văn phòng (Admin officer) còn được biết đến là vị trí Quản trị hành chính văn phòng, có nhiệm vụ lên kế hoạch, kiểm soát hoạt động làm việc cho các bộ phận trong công ty. Ngoài ra, họ cũng cần xử lý thêm cái công việc nội bộ như: tiếp khách, cung cấp thiết bị làm việc, mua sắm vật dụng cho văn phòng,...

Do đảm nhiệm nhiều công việc nội bộ, nên vị trí này khá quan trọng trong việc đảm bảo sự vận hành của công ty luôn diễn ra trơn tru và nhịp nhàng.

Bên cạnh đó, ở nhiều công ty nhỏ vị trí admin có thể đảm nhận thêm một vài công việc của HR như đào tạo ban đầu cho nhân viên ở các bộ phận về các quy định, quy trình của công ty.

Một Số Công Việc Admin Văn Phòng Cần Thực Hiện

Admin ở từng công ty khác nhau sẽ đảm nhiệm vai trò và công việc khác nhau. Do đó, danh sách công việc dưới đây sẽ chỉ nêu những mục công việc chính của vị trí này:

• Sắp xếp cuộc họp và những sự kiện quan trọng cho toàn thể nhân viên trong công ty.
• Theo dõi và lên kế hoạch đặt hàng cho văn phòng phẩm hoặc các vật dụng có trong danh sách của công ty.
• Quản lý cơ sở dữ liệu nội bộ.
• Lập báo cáo chi tiêu hàng tuần/hàng tháng (tùy theo quy định công ty) và gửi đến cấp quản lý.
• Thường xuyên kiểm kê các tài sản chung trong công ty. Sau đó, lên kế hoạch bảo trì các trang thiết bị đã hư hỏng.
• Lưu trữ và bảo quản hồ sơ nhân viên.
• Tiếp nhận, phân loại thư hoặc công văn từ khách hàng hoặc các bộ phận khác và chuyển chúng đến các bộ phận liên quan.
• Nhận và chuyển tiếp các cuộc gọi đến các bộ phận liên quan.
• Tổ chức hoạt động du lịch cho công ty.
• Cập nhật chính sách, quy định, và phổ biến cho nhân viên. Đồng thời, đảm bảo các nhân viên luôn tuân thủ nội quy.

Admin Văn Phòng Có Cần Kinh Nghiệm Không?

Chắc chắn rằng bất kỳ vị trí tuyển dụng cũng mong muốn tìm thấy 1 ứng viên có kinh nghiệm và phù hợp với tiêu chí tuyển dụng của công ty. Vị trí Admin văn phòng cũng không là ngoại lệ. Ngoài ra, sự quan trọng của kinh nghiệm làm việc trong vị trí này được đặc biệt đề cao.

Như đã nói, đây là vị trí "đầu mối" trong công ty để giúp các quy trình được diễn ra suôn sẻ. Vì thế, việc tuyển dụng nhân viên có kinh nghiệm sẽ giúp các vấn đề nội bộ và vận hành diễn ra nhanh chóng suôn sẻ hơn.

Dù vậy, nhiều công ty vẫn mong muốn tuyển các Admin mới ra trường để hỗ trợ công việc. Đừng lo lắng nếu bạn không có kinh nghiệm! Nếu có cơ hội làm việc, bạn hãy nhanh chóng học hỏi kinh nghiệm để phát triển bản thân với tốc độ nhanh nhất có thể!

Một số tố chất mà bạn cần có để xử lý các công việc Admin:

• Có sự tỉ mỉ
• Nhanh nhẹn, tháo vát
• Quản lý thời gian tốt
• Chịu được áp lực công việc
• Biết quản lý cảm xúc
• Giao tiếp tốt
• EQ cao

Kết Luận

Nếu bạn đang thắc mắc công việc của Admin văn phòng, bài viết trên đây đã giúp bạn hiểu thêm về vị trí này. Dù kinh nghiệm là một yếu tố quan trọng, nhưng nhiều công ty vẫn mong muốn tuyển ứng viên mới ra trường. Vì thế, bạn sẽ luôn có cơ hội để phát triển bản thân.

Ngoài ra, nếu bạn đang quan tâm đến các khía cạnh khác của vị trí này, như con đường thăng tiến, mẹo phỏng vấn,... bạn hãy tiếp tục theo dõi các bài blog tiếp theo của Reeracoen nhé!

Tìm việc làm Admin tiếng Nhật tại: https://www.reeracoen.com.vn/vi/jobs/search