Hướng dẫn cách viết sơ yếu lý lịch chi tiết, đúng chuẩn

1. Sơ yếu lý lịch là gì?

Trước khi tìm hiểu về cách viết sơ yếu lý lịch, trước hết, chúng ta cùng tìm hiểu xem sơ yếu lý lịch là gì?

Sơ yếu lý lịch hay lý lịch trích ngang, lý lịch tự thuật là giấy tờ kê khai các thông tin cá nhân, gia đình và tiểu sử của người khai. Đây là giấy tờ cần thiết trong hồ sơ xin việc, hồ sơ nhập học, hồ sơ xin xuất nhập cảnh...

Về mặt pháp lý, bản sơ yếu lý lịch này có vai trò chứng minh tính hợp pháp của một công dân. Còn đối với nhà tuyển dụng, trường học... thì đây sẽ là căn cứ để họ tìm hiểu về quá trình trưởng thành của ứng viên.

Sơ yếu lý lịch có thể được viết tay hoặc dùng mẫu in sẵn. Khi viết tay, bạn sẽ cần khéo léo trình bày, phân chia bố cục sao cho hợp lý, khoa học trên mặt giấy A4. Loại thứ 2 thì dễ dàng hơn nhiều vì đã được in sẵn các nội dung cần thiết và chỉ cần kê khai đầy đủ là được.

Ngoài ra, sơ yếu lý lịch in sẵn còn sẽ kèm theo các mẫu giấy tờ khác như: Giấy khai sinh, đơn xin việc, giấy khám sức khỏe...

2. Các nội dung có trong một bản sơ yếu lý lịch

Như đã nêu ở trên, nội dung của một bản sơ yếu lý lịch sẽ bao gồm: Thông tin cá nhân, thông tin các thành viên trong gia đình, tiểu sử người kê khai. Cụ thể như sau:

- Ảnh chân dung kích thước 4x6cm chụp trong 6 tháng gần nhất.

- Các thông tin cá nhân của người kê khai: Họ tên, biệt danh (nếu có), ngày/tháng/năm sinh, quê quán, địa chỉ thường trú, số CMND/CCCD, dân tộc, tôn giáo, trình độ văn hóa, ngày gia nhập Đoàn - Đảng, tình trạng hôn nhân...

- Thông tin về các thành viên trong gia đình: Họ tên, năm sinh, nơi ở, nghề nghiệp...

- Quá trình học tập và làm việc của người kê khai: Nếu rõ thời gian, địa điểm (Tên trường; tên cơ quan, doanh nghiệp; chức vụ).

- Các khen thưởng hoặc kỷ luật (nếu có).

- Lời cam đoan thông tin kê khai là đúng sự thật.

- Chữ ký và dấu chứng thực của địa phương.

3. Hướng dẫn cách viết sơ yếu lý lịch chi tiết

Cách viết sơ yếu lý lịch tự thuật rất đơn giản, chỉ cần dựa theo bản mẫu có sẵn là được. Tuy nhiên, để tờ khai được chỉn chu, đúng chuẩn bạn hãy tham khảo một số hướng dẫn dưới đây:

Họ tên: Mục này cần viết in hoa toàn bộ như trong sổ hộ khẩu và CMND. Nét chữ rõ ràng, đặc biệt là các dấu cần ghi rõ, to để tránh sự sai sót khi người xem xác nhận thông tin.

Giới tính: Cần ghi đúng giới tính như trong giấy khai sinh.

Nguyên quán: Là nơi sinh sống của ông bà nội, bố (cha, ba) của bạn. Trong trường hợp đặc biệt, bạn cũng có thể điền quê quán của mẹ hoặc người đã nuôi dưỡng bạn từ nhỏ. Và địa chỉ này cần khớp với thông tin trên CMND/CCCD của bạn.

Tôn giáo: Nếu bạn đang theo tôn giáo nào hãy điền vào (Ví dụ: Công giáo, Phật giáo, Tin lành...). Nếu không có thì điền Không.

Trình độ văn hóa: Mục này cần kê khai cấp độ học tập của bạn dựa trên các cấp học phổ thông hiện nay (là 12/12 chính quy hoặc 12/1 bổ túc). Đây là một trong hai yếu tố của trình độ học vấn. Ngoài ra, chúng ta còn trình độ chuyên môn ý nói về năng lực của bạn về một lĩnh vực cụ thể nào đó và được phân chia thành các cấp bậc như: Cử nhân, Kỹ sư, Thạc sĩ, tiến sĩ...

Khen thưởng/ Kỷ luật: Hãy liệt kê những khen thưởng và kỷ luật mà bạn đã nhận được trong suốt quá trình học tập và làm việc trước đó.

Thành phần gia đình: Hãy liệt kê và ghi rõ họ tên, ngày/tháng/năm sinh, quê quán, nghề nghiệp của các thành viên trong gia đình bạn.

Lời cam đoan và ký tên: Sau khi hoàn thành các mục nêu trên, hãy viết lời cam đoan rằng các thông tin nêu trên đều đúng sự thật, sau đó ký, ghi rõ họ tên.

Chứng thực của địa phương/nơi đang học tập, làm việc: Bản sơ yếu lý lịch chỉ có hiệu lực khi có chữ ký, con dấu của cơ quan bạn đang làm việc, học tập hoặc nơi bạn đăng ký hộ khẩu.

4. Sơ yếu lý lịch có phải CV xin việc không?

Sơ yếu lý lịch và CV là 02 giấy tờ không thể thiếu trong hồ sơ xin việc và chúng hoàn toàn khác nhau. Tuy nhiên, trong thực tế thì lại có khá nhiều người vẫn đang cho rằng sơ yếu lý lịch chính là CV và ngược lại. Để chấm dứt sự nhầm lẫn tai hại này, chúng ta hãy cùng phân tích 3 điểm khác biệt cơ bản giữa 02 loại tài liệu này.

4.1 Khác về nội dung

Như đã nêu ở trên, một bản sơ yếu lý lịch tự thuật sẽ gồm 4 phần chính:

• Thông tin cá nhân
• Thông tin về các thành viên trong gia đình (bố mẹ, anh, chị, em)
• Quá trình học tập, làm việc
• Khen thưởng đạt được và kỷ luật (nếu có)

CV là viết tắt của cụm từ tiếng Anh: Curriculum Vitae và cũng có nghĩa là sơ yếu lý lịch. Tuy nhiên, xét về nội dung thì cả 2 hoàn toàn không giống nhau. Trong một bản CV, chúng ta sẽ chỉ có những nội dung sau:

• Thông tin cá nhân của ứng viên bao gồm: Họ tên, ngày/tháng/năm sinh, số điện thoại, nơi ở hiện tại, email.
• Trình độ học vấn, chuyên ngành.
• Kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực liên quan đến vị trí ứng tuyển.
• Sở trường, các hoạt động đã từng tham gia.
• Mục tiêu nghề nghiệp trong thời gian tới.

Tóm lại: Nội dung của CV tập trung vào các thông tin liên quan đến công việc ứng tuyển của ứng viên. Xét về mặt mục đích thì có thể coi CV như là một tờ đơn quảng cáo những điểm mạnh, điểm thích hợp của bạn đến với nhà tuyển dụng.

Các cơ quan, công ty cũng sẽ dựa vào trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm mà bạn viết trong CV để quyết định xem bạn có là người mà họ cần hay không.

Trong khi đó, bản sơ yếu lý lịch lại tập trung về tiểu sử và nhân thân. Nói cách khác, CV cung cấp thông tin về năng lực, còn sơ yếu lý lịch là một bản cam kết về con người của ứng viên.

4.2 Khác về độ dài

Từ những nội dung cần có trong 02 loại giấy tờ thì có thể thấy độ dài của CV sẽ ngắn hơn khá nhiều so với sơ yếu lý lịch. Và thực tế thì độ dài của CV cũng chỉ nên vừa trong một mặt giấy A4 để người xem dễ dàng bao quát thông tin của bạn.

Ngược lại, do cần trình bày nhiều thông tin nên độ dài của sơ yếu lý lịch sẽ cần khoảng 03 - 04 trang A4. Có trường hợp thậm chí lên tới 06 - 07 trang hoặc dài hơn khi gia đình có nhiều thành viên và lý lịch phức tạp.

4.3 Khác về trạng thái

Nhìn chung, các thông tin trong sơ yếu lý lịch ít khi cần thay đổi, điều chỉnh. Trong một khoảng thời gian, bạn có thể viết nhiều bản, mang đi chứng thực cùng lúc để tiết kiệm thời gian nếu bạn đang muốn gửi hồ sơ đi nhiều nơi hoặc bạn hay nhảy việc.

Trái ngược với điều đó, thông tin trong CV thì lại hay có sự thay đổi. Bạn sẽ cần cập nhập liên tục dựa theo kinh nghiệm làm việc và vị trí mình hướng tới.

Thông thường, khi nhận được hồ sơ, các nhà tuyển dụng sẽ xem xét sơ yếu lý lịch của ứng viên. Qua đó, họ sẽ không chỉ tìm hiểu về các thông tin cá nhân, gia đình mà còn đánh giá được tính cách của bạn nhờ sự chỉn chu, cách trình bày... trong tờ khai.

Chính vì thế, dù chỉ là điền thông tin vào bản sơ yếu lý lịch in sẵn thì bạn cũng nên cố gắng làm sao cho thật gọn gàng, khoa học và nổi bật lên điểm mạnh của bản thân. Hãy cho nhà tuyển dụng thấy sự nghiêm túc và nhiệt huyết của bạn đối với vị trí này.

Sơ yếu lý lịch và CV khác nhau cả về nội dung, độ dài và trạng thái thông tin. Cho nên cách viết sơ yếu lý lịch không thể áp dụng khi viết CV và ngược lại cũng thế.

5. Sơ yếu lý lịch viết xong có cần công chứng không?

Sơ yếu lý lịch sau khi kê khai xong thì không cần công chứng nhưng cần mang đi chứng thực tại các cơ quan có thẩm quyền.

>> Có thể bạn quan tâm: Phân biệt công chứng và chứng thực

Ở cuối mỗi bản sơ yếu lý lịch đều có lời cam kết và chữ ký người viết nhưng điều này vẫn chưa đủ để chứng minh tính chân thực của thông tin. Theo quy định hiện hành, tất cả các loại giấy tờ đều chỉ có hiệu lực, có giá trị khi đã được các cơ quan hành chính đóng dấu chứng thực.

Chính vì thế, sau khi điền xong nội dung trong sơ yếu lý lịch thì bạn còn cần mang đến các cơ quan có thẩm quyền để xin dấu xác nhận giá trị pháp lý của giấy tờ này.

5.1 Các giấy tờ cần mang khi đi chứng thực sơ yếu lý lịch

Khi đi chứng thực sơ yếu lý lịch, ngoài bản kê khai đã điền đầy đủ thì chúng ta còn cần xuất trình các giấy tờ để làm căn cứ như:

• CMND/CCCD/Hộ chiếu trong thời gian hiệu lực: Có thể dùng bản chính hoặc bản sao đã được chứng thực.
• Bản sơ yếu lý lịch đã kê khai đầy đủ và cần chứng thực.
• Địa điểm chứng thực sơ yếu lý lịch

5.2 Chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu?

Theo quy định hiện nay chúng ta có thể tiến hành xin chứng thực tại các cơ quan sau:

• UBND xã, phường hoặc các phòng tư pháp cấp huyện nơi đăng ký hộ khẩu hoặc gần nơi bạn sinh sống và làm việc.
• Các phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng được cấp phép hoạt động.
• Các cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự và các Cơ quan được ủy quyền đảm nhiệm chức năng lãnh sự của nước ta ở nước ngoài với các công dân đang ở nước ngoài.

Lưu ý:

Người tiến hành chứng thực sơ yếu lý lịch không được ghi nhận xét vào tờ khai, chỉ được ghi lời chứng thực theo mẫu có sẵn.

Đối với các mục trống trong tờ khai cần phải được gạch chéo trước khi chứng thực.

Người cần chứng thực cần chịu trách nhiệm tính chân thực của các nội dung đã kê khai trong bản sơ yếu lý lịch của mình. Nghĩa là các cơ quan thẩm quyền sẽ chỉ xác nhận chữ ký trong tờ khai đó là của bạn chứ không chịu trách nhiệm về tính chân thật của nội dung bạn đã viết.

5.3 Thời hạn sử dụng sơ yếu lý lịch đã được chứng thực là bao lâu?

Sơ yếu lý lịch tự thuật sau khi chứng thực thì có thể sử dụng trong bao lâu? Nếu thông tin của người viết không có gì thay đổi thì có thể vẫn sử dụng tờ khai đã được xác thực trước đó hay không?

Về vấn đề này, hiện nước ta vẫn chưa có quy định, điều luật cụ thể nào được đưa ra. Tuy nhiên, thông thường thì các cơ quan, doanh nghiệp đều sẽ yêu cầu bản sơ yếu lý lịch được đóng dấu xác nhận trong vòng 6 tháng trở lại. Đối với bản sao thì thời hạn sử dụng sẽ phụ thuộc vào bản gốc.

Vì thế, dù thông tin của bạn và gia đình không có gì thay đổi nhưng nếu tờ khai đó đã quá thời hạn nêu trên thì nên viết và chứng thực lại để đảm bảo yêu cầu của nhà tuyển dụng.

6. Một số điều cần lưu ý khi viết sơ yếu lý lịch

Sơ yếu lý lịch không chỉ là giấy tờ giới thiệu các thông tin cá nhân, gia đình bạn đến với nhà tuyển dụng mà còn cho thấy sự chỉn chu, nghiêm túc của bạn với công việc đó. Vì vậy, cùng với cách viết sơ yếu lý lịch, chúng ta đừng bỏ qua những điều cần lưu ý sau:

6.1 Câu văn ngắn gọn, dễ hiểu

Như đã nêu ở trên, trong 1 bản sơ yếu lý lịch tự thuật bao gồm rất nhiều thông tin nên bạn không nên dùng câu văn dài hay những từ nhiều nghĩa để người đọc có thể nhanh chóng nắm bắt thông tin.

Hơn nữa, việc sử dụng lối trình bày dài dòng còn có thể khiến bạn bị đánh giá thấp về khả năng diễn đạt và dễ bị đánh trượt.

Đặc biệt là các ứng viên muốn ứng tuyển vào vị trí liên quan đến viết lách thì đây sẽ là 1 điểm trừ lớn.

Chính vì thế, khi viết sơ yếu lý lịch, hãy bỏ qua những câu văn hoa mỹ, ưu tiên sự ngắn gọn nhưng vẫn đầy đủ những thông tin cần thiết. Ví dụ như trong phần kê khai thông tin cá nhân, điều quan trọng nhất là cần phải có: Họ tên, ngày sinh, quê quán, chỗ ở hiện tại, số điện thoại, trình độ học vấn...

6.2 Không viết tắt, viết sai ngữ pháp, sai chính tả

Viết tắt, viết sai chính tả là những lỗi sai không thể chấp nhận trong tờ khai sơ yếu lý lịch. Tuy nhiên, lỗi sai này lại xuất hiện khá nhiều đặc biệt là ở những bản viết tay.

Đôi khi là do thói quen viết tắt khi ghi chép bình thường: “Không” viết thành “ko”, “mới” viết thành “ms”, đường viết thành “đg”... và khi điền vào tờ khai thì cứ quen tay viết vào mà không hề nhận thức được rằng mình đã viết sai chính tả.

Chính vì thế, hãy điền thật cẩn thận và đừng quên kiểm tra, rà soát lại sau khi đã viết xong xem có mắc phải lỗi chính tả nào không. Nếu được, hãy nhờ người khác kiểm tra hộ vì đôi khi chúng ta sẽ khó để phát hiện lỗi sai của bản thân mình hơn.

Tương tự với chính tả chính là ngữ pháp. Bạn nên sử dụng câu có đầy đủ chủ ngữ và vị ngữ, không nên dùng câu quá dài, câu không ngắt nghỉ hoặc ngắt nghỉ chưa hợp lý.

Ví dụ: Câu “Nhà có 02 con vợ chồng hạnh phúc” nếu chúng ta đặt dấu phẩy sau chữ “con” thì ý nghĩa sẽ là: “Nhà có 2 con thì vợ chồng sẽ hạnh phúc”. Mặt khác, nếu dấu phẩy được đặt sau chữ “vợ” thì ý nghĩa sẽ hoàn toàn khác: “Nhà có 02 vợ thì chồng sẽ hạnh phúc”.

Cùng là một câu với những từ và cách sắp xếp giống nhau nhưng vị trí đặt dấu phẩy khác đi là đã tạo thành một ý nghĩa hoàn toàn khác biệt.

Cho nên, hãy cẩn thận trong việc dùng từ, dùng dấu câu để sao cho người đọc cũng hiểu theo ý mà bạn muốn diễn đạt, không bị hiểu sai mà dẫn đến kết quả không mong muốn.

6.3 Trình bày sạch đẹp, không tẩy xóa

Thêm một điều bạn cần lưu ý nữa là không tẩy xóa hay viết chèn thêm vào trong tờ khai lý lịch của mình. Điều này sẽ ảnh hưởng đến tính thẩm mỹ, gây khó chịu cho người đọc và khiến bạn trở thành người thiếu cẩn thận, thiếu chuyên nghiệp trong mắt nhà tuyển dụng.

Điều cuối cùng là hãy đảm bảo cho sơ yếu lý lịch được sạch sẽ, phẳng phiu, tránh nhàu nát. Bạn có thể sử dụng túi đi kèm khi mua hồ sơ mẫu hoặc túi bìa cứng để đựng các giấy tờ cần thiết, vừa bảo đảm lại không lo thiếu sót.

Trên đây là một số hướng dẫn về cách viết sơ yếu lý lịch tự thuật cũng như những điều bạn cần lưu ý khi viết loại giấy tờ này. Hy vọng những chia sẻ của chúng tôi sẽ giúp bạn đọc hoàn thành được tờ khai lý lịch chỉn chu, đúng chuẩn nhất. Nếu còn thắc mắc, độc giả có thể liên hệ 1900.6192 để được hỗ trợ.